働き方改革の一環として政府が推奨する「テレワーク」。オフィスに出社せずに仕事をすることができるため、企業にとっても社員にとっても多くのメリットがある働き方として注目されていますが、その一方で、テレワークを導入することによる「コミュニケーション不足」を懸念する企業も多いのではないでしょうか。そこで今回は、テレワークの課題でもあるコミュニケーション不足について、その解消方法を詳しくご紹介していきます。
テレワーク中にコミュニケーション不足が起こってしまう理由
政府が掲げる「働き方改革」の実現に向けて、場所や時間に縛られない多様で柔軟な働き方を可能にする「テレワーク」を導入する企業が増えています。オフィスに出社をせずとも仕事ができるテレワークは、育児や介護との両立や生産性の向上など多くのメリットが期待できる働き方として注目されていますが、実際に導入した企業のなかにはテレワークがうまく機能していないケースも多くあります。その原因のひとつとなっているのが、社員同士のコミュニケーション不足です。
では、なぜテレワークを導入することによって、社員同士のコミュニケーション不足が発生してしまうのでしょうか。まずは、その主な原因を詳しく見ていきましょう。
コミュニケーション方法の変化に対応できていない
オフィスに出社する従来の働き方では、社員同士が毎日顔を合わせることが当たり前でした。同じフロアで仕事をしているため、分からないことや困ったことなどがあるときにはその場ですぐに意見を交わすことができました。
ところが、テレワークの導入によって、チャットやメールなどがコミュニケーションの主な手段となってしまったため、その変化にうまく対応できない社員はこれまで通りの十分なコミュニケーションを維持することができなくなってしまうのです。
ツールを使いこなせていない
テレワークを効果的に導入するためには、ICTツールを使いこなす必要があります。メールやビジネスチャットはもちろん、テレビ電話やビデオ通話などにも対応することが求められます。それができて初めて、離れていても十分なコミュニケーションを確保することができるのですが、ツールを使いこなせない人にとってはコミュニケーションを取る頻度が大幅に減ってしまうきっかけになってしまうのです。
テレワーク中のコミュニケ―ション不足を解消できないとどうなる？
では、テレワークを導入後のコミュニケーション不足をそのままにしておくと、どのようなデメリットが生じるのでしょうか。コミュニケーション不足を解消しないことによって生じるリスクについて詳しく見ていきましょう。
テレワーク中になにか問題が起こっても気づかない
従来の働き方では、お互いの顔を見ながら仕事をすることができたため、困っていたり悩んでいたりする社員がいれば、アドバイスをしたり助けたりすることもできました。テレワークではお互いの顔が見えないため、コミュニケーション不足の状態では問題が起こっても相談しにくかったり、見過ごされてしまったりするリスクが高くなるのです。
チームや部内の生産性が下がる場合がある
テレワーク中のコミュニケーションが不足した状態では、チーム力を発揮することはできません。組織としての機能も低下してしまうため、結果的に生産性が下がってしまう可能性もあるのです。
コンプライアンス違反や不正につながることも
テレワークを行う上でのデメリットのひとつが、労務管理の難しさです。コミュニケーション不足によって上司の目が行き届かなくなることで、コンプライアンス違反や不正などが行われてしまう危険性があることも理解しておきましょう。
テレワーク中のコミュニケーション不足を解消する方法
テレワーク中のコミュニケーション不足は、企業にとっても社員にとっても多くの不利益をもたらします。テレワークを導入する際には、コミュニケーション不足に陥らないためにも以下の方法を取り入れましょう。
チャットツールを導入する
リアルタイムでテキストをやりとりできるチャットツールは、電話やメールよりも手軽にコミュニケーションを取ることができます。グループ機能やビデオ通話機能なども標準装備されているものが多く、対面でやりとりすることも可能です。
ビジネスチャットを業務で取り入れるメリットとデメリットはこちら
定期的にテレビ会議を行う
社員同士が顔を合わせる機会としてテレビ電話を定期的に行うことも、テレワーク中のコミュニケーション不足を解消するためには効果的な方法です。
タスクを共有する
テレワーク中はお互いにどのような仕事をしているのか、進捗状況などが把握しにくいものです。タスクを共有することによって、誰がどのような仕事をしているのか、納期がいつまでなのかを簡単に把握することができるだけでなく、問題が起きたときにも早期に対応することができます。
テレワークを導入する際には、上記でご紹介した内容を参考にしてコミュニケーション不足を防ぎましょう。