働き方改革の一環として政府が推進する「テレワーク」ですが、職種によってはテレワークへの移行が難しいものもあります。そのひとつが、紙ベースの業務が中心の「経理業務」です。今回は、経理のテレワークについて、導入の可能性や課題などを詳しく解説していきます。
経理もテレワークに移項することはできる？
情報通信技術（ICT）を活用し、会社のオフィスに出社せず自宅やサテライトオフィスなどで仕事をする「テレワーク」。総務省が推進する新しい働き方のひとつで、導入することによって社員の通勤負担の軽減や、オフィス代、事務用品、交通費の削減など多くのメリットが期待できます。ただし、テレワークというのは全ての職種で対応できるわけではなく、主にパソコンで業務が完結する職種がテレワークに向いていると言われています。
では、請求書などの帳票発行や経費の生産、取引先への支払いなど、紙をベースにした業務プロセスが数多く存在する経理業務では、テレワークの導入はできないのでしょうか。実際に、新型コロナウイルスの感染が拡大した時も、企業がテレワークを実施する中で経理担当の社員だけは出社したというケースも多く、経理業務はテレワークができないと思われがちですが、導入方法を工夫することによって部分的にテレワークを行うことは可能なのです。
経理のテレワークを導入するにあたり浮き出る課題
経理業務をテレワークに移行するためには、まずテレワークを導入するにあたって生じる問題点を明確にしておくことが大切です。では、具体的にどのような点が問題となるのでしょうか。ここでは、テレワークを導入するにあたっての主な課題とその解決方法を詳しくみていきましょう。
紙を扱う仕事が多い
先にも述べたとおり、経理の仕事というのは紙をベースとした業務プロセスが非常に多く存在します。請求書や領収書の発行・発送や、各種伝票の処理、押印手続きなど紙の書類を扱う作業が中心のため、それを家に持ち帰って仕事をするということは現実的ではありません。こうした問題を解決するためには、書類のデジタル化をすることが不可欠です。もちろん、その場合は自社だけの問題ではなく、例えば、請求書も原本ではなくPDFデータなどの電子ファイルを送ってもらうなど、取引先にも同様の対応をお願いする必要があります。
監査法人や税理士がクラウド化に対応できない
経理業務のテレワークにはクラウド会計ソフトの導入が不可欠です。クラウド会計ソフトというのは、インターネットを通して会計ソフトを利用するサービスのことで、法改正等によるソフトのアップデートが簡単で、銀行口座やカードと連携することで記帳業務が自動化できるなど、多くのメリットがあります。
もちろん、インターネットを介して利用するサービスのため、テレワークであっても業務を行うことが可能です。ところが、せっかく社内でクラウド会計ソフトを導入していても、監査法人や税理士がクラウド化に弱く対応できなければ意味がありません。会計処理のサポートや税務上のアドバイスをもらうためにも、監査法人や税理士はクラウド会計に強い人を選ぶのが理想的でしょう。
社内システムがクラウド化されていない
社内システムのクラウド化が行われていない企業では、経理業務に限らずどんな業種であっても在宅勤務を実施することは難しいでしょう。仕事で必要なファイルにアクセスし、また社員同士共有するためにも、まずは社内システムをクラウドすることは最優先課題のひとつなのです。
セキュリティ面での対応が難しい
経理の仕事で扱う書類の多くは、社内情報や顧客の情報が含まれているものが多く、情報漏洩などのセキュリティ面では厳重な注意が必要です。例えば、経理担当者が在宅勤務をするにあたって、これらの書類を社外に持ち出した場合、電車などへの置き忘れや紛失のリスクはゼロではありません。
また、電子データを持ち出して自宅のパソコンで作業をした際に、誤作動によるファイルの削除や上書きなどをしてしまう可能性も考えられます。このようなセキュリティ面での問題も、やはり紙文書のデータ化と社内のクラウド化によって解決することが可能です。
PCを持って帰れない、規定が整備できていない
経理担当者がテレワークをする上で、社内の規程がネックになる場合もあります。例えば、パソコンの持ち出しが許可されているのが営業職など一部の職種だけであったり、パソコンを持ち帰ることができたとしても外部からのアクセスが認められていなかったりするケースも少なくありません。経理担当者に限らず、企業がテレワークを導入する場合には、社内の規程を見直し適切に整備することから始める必要があります。
経理担当者のテレワークは、紙文書のデジタル化や社内システムのクラウド化、クラウド会計ソフトの導入など、工夫次第で実現可能です。ぜひ上記でご紹介した内容を参考にして、経理担当者のテレワーク化を進めていきましょう。