社員の出退勤時間や休暇の取得状況などを企業が把握する「勤怠管理」。社員一人ひとりが法令やコンプライアンスに沿った働き方をしているかどうかを管理するための大切な業務ですが、在宅勤務を行なっている社員に対してはどのようにして勤怠管理を行えば良いのでしょうか。
今回は、在宅勤務実施中の社員に対する勤怠管理の方法を詳しくご紹介していきます。
在宅勤務やテレワークの問題点
会社のオフィスに出勤せず、主に自宅などを就業場所として仕事を行う「在宅勤務」。育児や介護といったライフイベントに左右されず、多様な働き方を実現できるなど多くのメリットがある一方で、問題点として上げられるのが「社員管理の難しさ」です。では、具体的にどのような部分が問題点として挙げられるのでしょうか。詳しくみていきましょう。
社員の働きぶりが見えない
これは在宅勤務に限らず、モバイルワークやサードプレイスオフィス勤務などのテレワーク全般で言えることですが、社員がオフィス以外の場所で勤務をすることによって、上司が部下の勤務態度を直接見て確認することができなくなってしまうため、一人ひとりの働き方を会社が管理しにくくなってしまうという難しさがあります。
業務の進捗具合が分かりにくい
在宅勤務を実施した場合、オフィスに勤務している時と比べて社員同士のコミュニケーションが圧倒的に少なくなってしまいます。そのため、部下がどのように仕事を進めているのか、進捗具合を上司が把握しにくいという点が問題になることもあります。
評価がしにくい
在宅勤務の場合、上司が部下の仕事ぶりを直接見て把握することができません。そのため、成果物や労働時間での評価が中心になってしまうため、勤怠管理の体制が整わないまま在宅勤務を導入してしまうと、従業員を公平に評価しにくいという問題が生じてしまいます。
在宅勤務中の社員の勤怠管理方法
在宅勤務では、社員がどれだけ働いていたかを目視で確認することができないため、勤怠管理の方法を工夫する必要があります。社員を公平に評価していくためには、虚偽のない正しい勤怠管理が行える環境を整えることが不可欠です。では、具体的にどのような方法で社員の勤怠管理を行えばよいのでしょうか。そのポイントを詳しくみていきましょう。
勤怠管理システムを導入する
在宅勤務をはじめとするテレワークを行う際には、ITを活用した勤怠管理システムの導入がおすすめです。具体的には、スマートフォンやタブレット、パソコンなどインターネット回線につながっている端末を使って、勤怠管理システムに始業と就業の時刻を入力できるシステムのことで、全社員の勤怠データを会社側がリアルタイムで正しく把握することができます。
ただし、このシステムでは労働時間を管理することはできても、実際にその間どのように仕事をしているかを把握することはできません。業務の進捗状況などを具体的に知りたい場合には、在宅勤務で仕事をしている社員のパソコン画面をスクリーンショットなどで送ってもらったり、テレビ会議を行い画面共有をしてもらうなどが必要でしょう。
始業・終業時に勤怠メールをおくる
始業と就業時刻だけを知りたいというのであれば、仕事を始める時と終わる時に勤怠メールを送るというのも方法のひとつです。営業職など成果だけで評価をする業種であれば、このような方法でも十分に勤怠管理を行うことはできます。
テレビ会議やチャットなどを使い、出勤したか確認をする
出勤の確認だけでなく、仕事の進捗状況などを具体的に知りたいという場合には、毎日、始業時刻と就業時刻にテレビ会議やチャットなどを行うというのもおすすめです。在宅勤務中はどうしても社員同士のコミュニケーションが不足してしまいがちですので、毎日会話をする機会を設けることで、コミュニケーション不足を解消し、社員のモチベーションを維持する効果も期待できます。
参考：ビジネスチャットを業務で取り入れる場合のメリットとデメリット
勤怠管理システムを導入する際の選び方
在宅勤務をしている社員の勤怠管理を正しく行うためには、ITを活用した勤怠管理システムの導入が不可欠です。勤怠管理システムを導入する場合には、スマホやタブレット、パソコンなどの端末を使ってオンライン上で出勤退勤時間の打刻ができるものを選びましょう。
また、有給休暇をはじめとする各種休暇の取得をオンライン上で申請できるシステムを選ぶということも、長期的な在宅勤務を計画している場合にはぜひ検討しておくべき項目のひとつでしょう。そして忘れてはいけないのが、勤怠管理システムが給料管理システムと連携ができるものであるということです。すでに給与システムを導入している場合には、そのシステムと勤怠管理システムが連携可能かどうかを事前に確認しておきましょう。
在宅勤務中を行なっている社員の勤怠管理を正しく行うことは、公平な評価をする上でも不可欠なことです。在宅勤務をはじめとするテレワークを導入する際には、上記の内容を参考にそれぞれの会社に合った方法で勤怠管理を行なっていきましょう。