Zoom(ズーム)の基本的な使い方や機能、注意点までわかりやすく解説！

Zoomとは、オンラインでビデオや音声会議ができるツールです。スマホやパソコン、タブレットなどのデバイスに対応しています。無料プランでも「参加人数は100人まで」「画面共有できる」「チャットを送れる」など、使い勝手に優れている点が魅力です。

Zoomのアイコンはどれもわかりやすい形をしているため、「初めてで使い方がわからない」という場合も、スムーズに利用できます。

今回の記事では、Zoomの基本的な使い方や機能、注意点をわかりやすく解説します。

そもそもZoom(ズーム)とは？

Zoomとは、オンライン上でビデオ・音声会議ができるツールです。パソコンやタブレット、スマホなど幅広いデバイスで利用できます。

無料プランでも最大100人まで利用可能です。さらに「画面共有」「リアルタイムで送れるチャット」など、多くの機能を搭載しています。そのため、よほど大規模でなければ、無料プランでもスムーズにミーティングや研修、ウェビナーなどを実施できるでしょう。

Zoomを始めるために必要な準備

Zoomを始める前に、利用方法や基本設定について把握しておきましょう。

Zoomの無料利用方法と基本設定

Zoomを無料で利用するには、最初に以下を準備しましょう。

①Zoomを利用するデバイス（スマホやパソコンなど）

基本的には、普段自分が利用しているデバイスでOKです。対応端末についてはZoomの公式サイトから確認できます。デバイスにカメラやマイクがなければ、外付けの製品を購入しましょう。

②安定したインターネット回線

Zoomは通信量の消費が大きいため、Wi-Fiやオフィスなどの安定した回線を利用することがおすすめです。インターネットカフェやコワーキングスペースなどでも安定した回線を使えるため、近くに店舗があれば活用しましょう。

③Zoomアプリのダウンロード

Zoomはブラウザでも利用できますが、「自分が会議を主催する」「スマホやタブレットから使う」という場合はアプリが必要です。Zoomのダウンロードセンターからダウンロードしましょう。

④サインアップ（アカウント登録）

ミーティングに参加するだけなら、アカウントは不要です。しかし、自分が主催したりメンバーを招待したりする際はアカウントが必要なため、作成しておきましょう。（パソコンの場合）Zoomトップ画面の右上にある「無料でサインアップ」からアカウントを作成できます。

Zoomミーティングの参加・開催・招待・終了方法

それでは、Zoomミーティングの「参加・開催・招待・終了方法」を解説します。「スマホ・パソコン」のそれぞれについて解説しているため、自分が使うデバイスに合わせてご確認ください。

なお今回は、パソコンは「MacBook Air」、スマホは「Google Pixel 4a」を使用しています。

１：ミーティングへの参加方法

以下2パターンのいずれかで参加できます。

①メールに記載された招待用URLをクリックすれば参加できます。パソコン・スマホのどちらでも大きな違いはありません。

②招待用URLの下に記載されたミーティングIDとパスコードを打ち込んで参加できます。

【パソコン】

「ミーティングに参加」をクリックします。

記載された「ミーティングID」を入力します。名前も一緒に入力しておきましょう。

記載された「パスコード」を記入すれば入室できます。

【スマホ】

アプリのトップ画面から「ミーティングに参加」をタップします。

記載された「ミーティングID」を入力します。一緒にオーディオ接続やビデオの設定もチェックしておくとよいでしょう。

記載された「パスコード」を記入すれば入室できます。

２：ミーティングの開催方法

ミーティングの開催方法には「すぐに開催する」「カレンダーに予約しておく」という2パターンがあります。

【パソコン】

①すぐに開催する

トップ画面の左側に4つ並んだアイコンから「新規ミーティング」をクリックすれば、そのままミーティングを開始できます。

②カレンダーに予約しておく

トップ画面の左側に4つ並んだアイコンから「スケジュール作成」をクリックします。

次の画面で日付や時間などを設定し、右下の「保存」をクリックすれば予約完了です。

【スマホ】

①すぐに開催する

トップ画面の左上にある「新規ミーティング」をタップします。

「ミーティングの開始」をタップすればミーティングを開始できます。

②カレンダーに予約しておく

トップ画面上部の右から2番目にある「スケジュール作成」をタップします。

次の画面で、ミーティングの日付や時間などを入力すれば予約完了です。必要に応じてミーティングIDの設定やカレンダーへの追加などをおこないましょう。

３：ミーティングへの招待方法

【パソコン】

「新規ミーティング」をクリックしてミーティングを開催します。

画面下部にあるアイコンから「参加者」をクリックします。

参加者一覧の下部にある「招待」をタップします。

画面左下から「招待リンク」あるいは「招待状」をコピーして、招待したい人の連絡先へ送信すれば完了です。

【スマホ】

「新規ミーティング→ミーティングに参加」の順番でミーティングを開催します。

→

画面下部にあるアイコンから「参加者」をタップします。

参加者一覧の下部にある「招待」をタップします。

最後に、自分が使いたい招待方法を選択すれば完了です。

４：ミーティングを終了する方法

【パソコン】

ミーティング画面の右下にある「終了」をタップします。

スマホと同じように、「全員に対してミーティングを終了」「ミーティングを退出」のいずれかをクリックすればOKです。

こちらも自分が参加者側の場合、「終了」ではなく「退出」をクリックしましょう。

【スマホ】

ミーティング画面の右上にある「終了」をタップします。

以下のいずれかをタップすればミーティングを終了できます。

・全員に対してミーティングを終了（参加者全員のミーティングを終了させられる）

・ミーティングを退出（自分だけがミーティングを退出できる）

自分が参加者側の場合、「終了」ではなく「退出」をタップすればOKです。

ホストと参加者が知っておくべきポイント

Zoomを使う際は、ホスト・参加者のそれぞれで、以下のポイントを意識しましょう。

【ホスト】

・ミーティングをスムーズに開催できるよう、事前にアプリをダウンロードしておく

・参加者よりも先に入室しておく

・不要なブラウザやアプリなどは閉じておく

・無料プランの場合は40分の制限時間に注意する

【参加者】

・時間に遅れないよう余裕を持って参加する

・招待リンクが無事に届いているか確認しておく

・できればホストに「画面のオンオフのどちらか？」「音声はミュートがよいか？」を確認しておく

Zoomの基本的な使い方：パソコン編

パソコンでの例を用いて、Zoomの基本的な使い方の一つである「画面共有」について解説します。

効果的な画面共有の手順とコツ

画面共有とは、ホストや参加者のパソコンに表示されている画面を、ほかのメンバーに共有することです。以下の手順で共有しましょう。

ミーティング画面の下部にあるアイコンから「共有」を選択します。

一覧から自分が表示したい画面を選択し、下部の「共有」をクリックすれば、参加者と共有できます。なお、右側の「レイアウト」から好きな表示方法を選べます。

画面共有を終了する際は、下部に表示されたバーにある「共有の停止」をクリックしましょう。

画面共有する際は、以下のコツを押さえましょう。

・共有したい画面の位置を事前に確認しておく

・個人情報などが記載された画面は、間違って表示しないよう閉じておく

・参加者が画面を見れているか、逐一声かけして確認する

・参加者が画面共有する場合はホストが許可を与える（「共有」アイコンの右上にある「^」をクリックして「複数の参加者が同時に共有可能」を選択すればOK）

画面共有を活用する場合は通信量も増えるため、安定した回線を利用することが理想です。

快活CLUBのPCには、ZOOMがあらかじめインストールされており（ご利用の際は、ご自身のアカウントをご使用ください）、高速回線を使ってスムーズなミーティングを実現できます。また、WEBカメラの貸し出しも行っていますので、オンライン会議や打ち合わせに便利です。鍵付完全個室もあるため、会議内容が外部に漏れる心配もありません。

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Zoomでよく使う機能と使い方：スマホ・タブレット編

上記の画面共有以外に、Zoomでよく使う機能について解説します。今回は、スマホの操作画面を例に出しつつ紹介します。

①音声ミュートおよびビデオオフの機能

音声ミュートは「自分の声や音を相手に聞こえないようにする機能」、ビデオオフは「自分のカメラを切る機能」です。画面左下のマイクとビデオマークに赤い斜線が入っていれば、それぞれオフになっています。

②チャット機能

リアルタイムでミーティングの参加者にテキストを送信できる機能です。画面下部のアイコンから「チャット」をタップすると送信画面が表示されます。

→

③ホワイトボード機能

スマホから自由に書き込みできるボードを表示できる機能です。図や表を書きながら話す際に活用できます。画面下部の「ホワイトボード」をタップすると、ボードが表示されます。

→→

④バーチャル背景機能

自分の画面背景を、バーチャル画像で隠せる機能です。画面下部から「詳細→背景とエフェクト」をタップすると、バーチャル背景画像を選択できます。

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⑤レコーディング機能

ミーティングの内容を録音・録画できる機能です。画面下部から「詳細→ホストツール→コンピュータにレコーディングする」の順で選択すると使えます。

→→

Zoomは無料・有料で何が違うの？

Zoomの無料・有料における違いは以下のとおりです。

上記でピックアップしているものは「主な違い」であるため、詳細は必ずZoom公式サイトをご確認ください。

無料プランの場合、投票機能やライブストリーミング配信機能といった、応用的な機能はあまり利用できません。しかし無料プランでも、以下のように基本的な部分は充実しているため、一般的なミーティングなら十分活用できます。

・100人まで参加できる

・録音や録画ができる

・画面共有できる

・ホワイトボードを使いながら説明できる

・ミーティング中にリアルタイムでチャットできる

・バーチャル背景を利用できる

制限時間が40分であるため、会議内容によっては足りないことがあるかもしれません。ただ、社内メンバーのみのミーティングであれば、時間経過後に再度つなぎ直せば問題ないでしょう。

このようにZoomは、普段の業務であれば基本機能のみで十分活用できます。そのため、まずは無料で使って、会議の回数や参加人数、ウェビナーの開催頻度などに応じて柔軟に課金することがおすすめです。

Zoomの有料プランがおすすめな人の特徴

上記を踏まえると、Zoomの有料プランは以下の人におすすめです。

・社外の人と長時間のミーティングをおこなう機会が多い人

・大規模なウェビナーを開催する機会が多い人

・主催したウェビナーや会議の進行を何度も見返してブラッシュアップしたい人

・ミーティングの保存容量が多い人

・社内で研修をおこなう機会が多い人

・ウェビナーや社内研修で「投票」などの応用機能を活用したい人

Zoomを使う際の注意点

Zoomを使う際は、ホスト・参加者のどちらの場合も以下の点に注意しましょう。

・事前に「画面共有・チャット・招待・ミュート・バーチャル背景」などの方法を確認する

・オンラインであってもTPOを踏まえた服装を意識する

・別の人が発言している際はミュートしておく

・普段以上に、発言タイミングが別の人と被らないよう注意する

・背景に余計なものが映らないよう、バーチャル背景画像を使う

・定期的にアプリをアップデートしておき、最新の状態で利用できるようにしておく

・招待リンクやID、パスコードを参加者以外に送らない

・（ホストの場合）参加者が全員入室したらロックをかける

・（ホストの場合）「待機室」を有効にしておき、関係者以外が誤って参加することを防ぐ

・回線が安定しているか事前にチェックする

・セキュリティを守るために、自宅以外から参加する際は内容が外に聞こえないよう注意する

・公共のフリーWi-Fiの利用は避ける

とくにZoomを利用する際は、セキュリティ面を強く意識すべきです。もし自宅以外で会議に参加するなら、快活CLUBの利用も検討してください。快活CLUBは鍵付完全個室があるため、会議の内容を知られる心配がありません。パスワード付きの高速回線も利用できるため、セキュリティを守った快適な環境でミーティングに集中できます。

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まとめ

Zoomは、オンライン上で会議ができる便利なツールです。無料プランでも「100人まで参加可能」「制限時間は40分」「オンラインのホワイトボードを使える」といった機能が充実しているため、日頃の業務で問題なく利用できるでしょう。

わかりやすいアイコンで直感的に操作できるため、ミーティングの参加や開催も難しくありません。今回の記事を参考に基礎的な使い方を覚え、普段の会議を効率的に進められるようにしましょう。