働き方改革が目指すのは、労働環境を改善して一億総活躍社会を実現し、働くひとりひとりが健康で幸せを感じられる社会です。その実行項目のひとつとして挙げられているのが、長時間労働の是正。長時間労働の主な要因である残業時間を削減することが、すべての企業に求められています。では、具体的にどのようなことをしていけばよいのでしょうか。成果が出せる残業時間の削減方法について解説します。
残業時間が長いことで起こる問題
長時間の残業は、社員にとっても企業にとってもプラスにはなりません。どのような問題が起こるのか、初めに社員の側から見ていきましょう。
大きな問題のひとつは、心身に悪影響を及ぼすことです。
残業時間が長くなると、それだけプライベートな時間が削られてしまいます。趣味に打ち込む時間や家族と過ごす時間、睡眠時間が減るなど生活のリズムが乱れると、体だけでなく心が疲弊してしまうことも......。
このような状態が長く続くと、ひとりひとりの生産性が落ちるだけでなく、病気になったり、過労死という悲しい事態を招いたりすることにもなりかねません。
別の側面からの問題点もあります。残業が常態化してくると、「残業＝会社への貢献」といった、誤った認識が広がってしまうことです。本来であれば、定時に仕事を終了することが当たり前なのですが、そのような人より、残業をしている人のほうが「頑張っている」と認められる風潮が日本の企業には現在でも残っています。これでは、効率よく仕事をしていて成果を上げている人のほうが肩身の狭い思いをするということになりかねません。
また、長時間労働をすると、どうしても生産効率が落ちてきます。つまり長時間残業は、企業にとってもよくない影響を及ぼすということです。
残業時間を削減する前に注意すべきこと
残業時間の削減にあたっては、企業として具体的な取り組みを考えてから実行を呼びかけることが大切です。
もちろん残業削減を実行するのは社員ですが、だからと言って「今日から残業禁止」と命令するだけでは、うまくいくはずもありません。こなさなければならない仕事をたくさん抱えて残業をしていた場合、休憩を取らずに仕事をする、家に持ち帰って仕事をする、タイムカードだけ退社時間に押して居残るなど、新たな問題が生じる可能性があります。これでは、根本的な解決には至りません。
まずは従業員の残業状況をしっかり把握し、会社として具体的な対策を立てるようにしましょう。
社員の残業時間を削減するために会社でできること
残業時間削減を目指し、会社として対処できることには次のようなことがあります。取り入れやすいことから実施してみましょう。
残業を事前申告制にする
多くの企業では、残業するか否かの判断を社員自身がしています。取りかかっている仕事が終わらず、なんとなく残業に突入してしまうことも多いようです。
そういった事態を改善するための方法が、残業する際は、事前に上司に申告して許可を得るルールにすることです。
気をつけたいのは、単に「残業します」という言い分だけで認めてしまわないこと。どんな内容の仕事をするのか、見込みの時間はどれくらいかかるのかを必ず確認するようにします。社員の業務状況が分かれば、翌日に回せるものを振り分けたり、分担して仕事を回したりといったことも可能です。
残業前に申告することは、社員としては少々おっくうかもしれません。そのおっくうを避けたい気持ちが、残業抑制につながることもあるといえそうです。
ノー残業デーを作る
会社の決まりとして、残業は一切しない「ノー残業デー」を設けることも効果的です。例えば、毎週水曜日はノー残業デーと決めたら、例外なく社員全員が定時退社をするようにします。
このとき大切なことは、会社全体のリズムとして定着させることと、例外を作らないことです。例外をつくると、なしくずしになりがちなので気をつけましょう。
仕事量を適正にする
仕事量が適正でないと、ノー残業デーの取り組みをしても、どこかにひずみがきてしまいます。部や課全体としての仕事量を把握し、人員の配置も見直してみましょう。
その際、会議など、実際の業務以外に割かれる時間のあり方についても検討してみてください。例えば、特に必要はないのに、慣習として行われている会議はないでしょうか。もしかしたら1時間程度で終わる会議に、2時間かけていることもあるかもしれません。そういった時間を仕事に回せれば、残業時間が削減できるはずです。
仕事を効率化させるようにする
仕事の効率化は、残業時間削減の最大のカギともいえます。
例えば、書類の決裁方法の見直し、業務内容やスケジュールの共有、業務効率を上げるためのツールの導入など、効率化できる部分は多々あります。社員の声も聞きながら、時間のムダを排除していきましょう。
残業時間を削減し、社員にとって働きやすい環境をつくることは、会社の義務です。残業の多い会社という風評が立ってしまうと、人材確保も難しくなります。しかし、働きやすい会社という評判が広がれば、「働きたい」という人も増えるはずです。お伝えした内容を参考にして、しっかりと残業時間の削減に取り組んでいきましょう。